Datenschutzerklärung für die Besucher von Exactag Veranstaltungen

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten von Nutzern (Betroffene und im Folgenden „Sie“, „Ihre“ oder „Ihnen“), die an durch Exactag GmbH („Exactag“, „wir“ oder „uns“) angebotenen Veranstaltungen („Events“) teilnehmen, nach der Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) und dem neuen Bundesdatenschutzgesetz („BDSG neu“).

1. Anwendungsbereich, verantwortliche Stelle und Definitionen

1.1 Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung Ihrer im Zusammenhang mit ihrer Teilnahme an Events. Sie können diese Datenschutzerklärung jederzeit einsehen unter: https://exactag.com/privacy-policy-event-cs/

1.2 Verantwortliche Stellen

Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind verantwortlich:

Exactag GmbH
Theodorstraße 178
40472 Düsseldorf

1.3 Definitionen

Dieser Datenschutzerklärung liegen folgende datenschutzrechtliche Begriffe zugrunde, die wir zum besseren Verständnis definiert haben:

1. 1. 1. Das BDSG neu ist das neue Bundesdatenschutzgesetz (Datenschutz-Anpassungs- und -Umsetzungsgesetz EU – DSAnpUG-EU) zur Anpassung an die EU-Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) und zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2016/680). Es tritt gleichzeitig mit der DS-GVO in Kraft und konkretisiert die Vorschriften der DS-GVO in Teilbereichen.
      2. Die DS-GVO ist die Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG).
      3. Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger; die Verarbeitung dieser Daten durch die genannten Behörden erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften gemäß den Zwecken der Verarbeitung.
      4. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, d.h. dem Betroffenen, beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
      5. Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden. Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenverarbeitungen ist Exactag verantwortliche Stelle (siehe Ziffer 1.2.).
      6. Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung. Verarbeitung kann etwa die Erhebung und Nutzung Ihrer Daten zur Vorbereitung und während Ihrer Teilnahme an Events sein.

2. Zwecke, Rechtsgrundlagen und Datenkategorien bei Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

2.1. Kategorien von Daten.

Im Zusammenhang mit den Events, erheben wir folgende personenbezogenen Daten:

• E-Mail-Adresse
• Vor- und Zuname
• Name des Unternehmens
• Stellenbezeichnung
• Login und Nutzung (Datum und Zeitpunkt der Registrierung, Anzahl der registrierten Sitzungen, Webbrowser, Betriebssystem)
• Bild- und Tonaufnahmen während des Events

2.2. Zwecke der Verarbeitung.

Wir verarbeiten Ihre Daten für folgende Zwecke:

• Ermöglichen der Teilnahme an Events
• Schutz gegen Missbrauch, z.B. künstlicher oder unberechtigter Zugriff
• Verbesserung unseres Angebotes
• Statistiken/statistische Zwecke
• Marketing auf den Webseiten und Social-Media-Kanälen des Verantwortlichen

2.3. Rechtliche Grundlage der Datenverarbeitung:

Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten auf der Grundlage von Art. (6)(1)(1) lit. a) DS-GVO.

3. Aufbewahrung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

3.1. Standard-Aufbewahrungsfrist.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten standardmäßig in Vorbereitung und während Ihrer Teilnahme an den Events und löschen Ihre personenbezogenen Daten, wenn wir sie nicht mehr für die Bereitstellung unserer Produkte und Dienstleistungen benötigen.

3.2. obligatorische Aufbewahrungsfrist.

Ungeachtet der Ausführungen in Ziffer 3.1. speichern wir Ihre Daten gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, z.B. 6 Jahre gemäß § 147 Abgabenordnung (AO). Bitte beachten Sie: Bei den vorgenannten Fristen handelt es sich um gesetzlich vorgeschriebene obligatorische Aufbewahrungsfristen. Sollten sich diese aufgrund von Gesetzesänderungen oder aufgrund der Rechtsprechung ändern, sind wir berechtigt, diese Aufbewahrungsfristen entsprechend anzupassen.

4. Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

4.1. CRM-Software Anbieter, Hosting Anbieter.

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an unsere Hosting Anbieter und CRM-Software Anbieter, z.B. Gainsight Inc. oder HubSpot, Inc.

4.2. Mitveranstalter der Events.

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an unseren Mitveranstalter Clarisights („Clarisights“) als unabhängigen Verantwortlichen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung von Clarisights finden Sie unter: https://clarisights.com/legal/privacy

4.3. gesetzliche Vorgaben.

Darüber hinaus übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur und insoweit eine gesetzliche Verpflichtung unsererseits zur Weitergabe besteht. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO (z.B. an Polizeibehörden im Rahmen von Strafermittlungen).

5. Übermittlung von Daten in Drittländer.

Nur wenn wir die unter Ziffer 4.1 genannten CRM-Software Anbieter Gainsight Inc. und/oder HubSpot, Inc. nutzen oder Ihre Daten an Clarisights übermittelt werden, können ihre personenbezogenen Daten in die USA übermittelt werden. Eine etwaige Übermittlung der personenbezogenen Daten in die USA findet auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission vom 10.07.2023 hinsichtlich des EU-US Data Privacy Frameworks statt.

6. Ihre Rechte

6.1. Rechte gemäß Art. 15 ff. DS-GVO.

Sie können jederzeit von uns nach Maßgabe der DS-GVO verlangen, dass wir

• Ihnen Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, erteilen (Art. 15 DS-GVO),
• personenbezogene Daten, die Sie betreffen und unrichtig sind, berichtigen (Art. 16 DS-GVO) und / oder
• Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten löschen (Art. 17 DS-GVO), sperren (Art. 18 DS-GVO) und / oder herausgeben (Art. 20 DS-GVO).

Richten Sie bitte Ihre Anfrage an: Please activate JS to see this email

Sofern Sie uns gegenüber Ihre Rechte geltend machen, verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO.

6.2. Beschwerderecht.

Unbeschadet Ihrer Rechte nach Ziffer 6.1, können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde für Datenschutz beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch Exactag gegen die DS-GVO verstößt.

7. Verschiedenes

Wir behalten uns vor, den Inhalt dieser Datenschutzerklärung zu ergänzen und zu ändern. Die aktualisierte Datenschutzerklärung gilt ab dem Zeitpunkt, in dem sie auf unserer Webseite veröffentlicht wurde.

8. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Bitte richten Sie Fragen rund um den Datenschutz an:
Frau Rechtsanwältin Verena Limbacher, Im Großen Winkel 28C, 40489 Düsseldorf
E-Mail: Please activate JS to see this email

Stand: März 2025